คืนเงินยืมกรรมการ บันทึกบัญชีอย่างไร ต้องแยกดอกเบี้ยด้วยไหม?

คืนเงินยืมกรรมการ บันทึกบัญชีอย่างไร? ถ้าบริษัทเป็นผู้กู้และโอนเงินต้นคืนให้กรรมการ ให้เดบิตเงินกู้ยืมจากกรรมการ และเครดิตเงินฝากธนาคารตามจำนวนที่คืน เงินต้นส่วนนี้เป็นการลดหนี้สิน ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของบริษัท หากจ่ายดอกเบี้ยพร้อมกัน ต้องแยกดอกเบี้ยและภาษีหัก ณ ที่จ่ายออกจากเงินต้นก่อนลงบัญชี

บทความนี้ใช้ตัวเลขสมมติเพื่ออธิบายการลงบัญชีในสมุดของบริษัท สำหรับเงินกู้ทั่วไป ไม่ใช่ข้อมูลลูกค้าจริง ชื่อบัญชีอาจแตกต่างตามผังบัญชีและมาตรฐานที่กิจการใช้ หากมีเงื่อนไขพิเศษ เช่น ปลดหนี้ แปลงหนี้เป็นทุน หรือชำระด้วยทรัพย์สิน ต้องพิจารณาแยกจากตัวอย่างนี้

ก่อนคืนเงิน ต้องรู้ว่าบริษัทเป็นผู้กู้หรือผู้ให้กู้

คำว่า “เงินยืมกรรมการ” อาจทำให้สับสนได้สองด้าน บทความนี้เน้นกรณี กรรมการให้บริษัทกู้ แล้วบริษัทคืนเงินให้กรรมการ บริษัทจึงลดบัญชีหนี้สิน แต่หากกรรมการยืมเงินบริษัทแล้วนำมาคืน บริษัทจะรับเงินและลดบัญชีเงินให้กู้ยืมซึ่งเป็นสินทรัพย์ ดูภาพรวมและตัวอย่างทั้งสองด้านได้ใน เงินกู้ยืมกรรมการ บันทึกบัญชีอย่างไร

ตัวอย่างที่ 1: บริษัทคืนเฉพาะเงินต้นให้กรรมการ

สมมติก่อนชำระบริษัทมีเงินกู้ยืมจากกรรมการคงเหลือ 300,000 บาท และโอนคืนเงินต้น 80,000 บาท โดยเอกสารระบุชัดว่าเป็นเงินต้น ไม่มีดอกเบี้ยรวมอยู่ในยอดนี้ บันทึกเมื่อจ่ายเงินจริงดังนี้

หลังชำระ เงินต้นคงเหลือเท่ากับ 300,000 − 80,000 = 220,000 บาท ทั้งเงินฝากธนาคารและหนี้สินลดลง 80,000 บาท การคืนเงินต้นอย่างเดียวไม่ทำให้กำไรลดลง และไม่ต้องนำเงินต้นดังกล่าวมาคำนวณหักภาษีดอกเบี้ย

หลักการแยกเงินต้นออกจากดอกเบี้ยและการล้างหนี้เมื่อชำระ สอดคล้องกับตัวอย่างใน OpenStax: การบันทึกตั๋วเงินจ่ายระยะสั้น โดยตัวเลขในบทความนี้จัดทำขึ้นใหม่

ตัวอย่างที่ 2: คืนเงินต้นพร้อมดอกเบี้ยที่ยังไม่ได้ตั้งค้างจ่าย

ใช้เหตุการณ์สมมติอีกกรณีหนึ่ง: บริษัทต้องคืนเงินต้น 80,000 บาท พร้อมดอกเบี้ยของงวดปัจจุบัน 1,500 บาท ซึ่งยังไม่ได้บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย ผู้รับดอกเบี้ยเป็นกรรมการบุคคลธรรมดาผู้อยู่ในประเทศไทย และเป็นกรณีทั่วไปที่หักภาษีดอกเบี้ย 15%

• ดอกเบี้ยก่อนหักภาษี 1,500 บาท
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 1,500 × 15% = 225 บาท
• ดอกเบี้ยสุทธิที่โอนให้กรรมการ 1,275 บาท
• ยอดโอนรวมเงินต้น 80,000 + 1,275 = 81,275 บาท

เดบิตและเครดิตรวมเท่ากันที่ 81,500 บาท ภาษี 225 บาทเป็นส่วนหนึ่งของดอกเบี้ยที่บริษัทหักไว้เพื่อนำส่ง จึงไม่ใช่ค่าใช้จ่ายเพิ่มอีกก้อนหนึ่ง และไม่ใช่เงินที่โอนให้กรรมการ

อัตราหักภาษีดอกเบี้ย 15% อ้างอิง ข้อหารือกรมสรรพากร กค 0702/1441 ตัวอย่างนี้ไม่ครอบคลุมผู้รับที่เป็นนิติบุคคลหรือผู้รับในต่างประเทศ และสมมติว่าดอกเบี้ยเป็นค่าใช้จ่ายของงวด ไม่เข้าเงื่อนไขรวมเป็นต้นทุนสินทรัพย์

ตัวอย่างที่ 3: ตั้งดอกเบี้ยค้างจ่ายไว้แล้ว ต้องไม่ลงค่าใช้จ่ายซ้ำ

หากบริษัทเคยบันทึกเดบิตดอกเบี้ยจ่าย 1,500 บาท และเครดิตดอกเบี้ยค้างจ่าย 1,500 บาทไว้แล้ว เมื่อชำระพร้อมคืนเงินต้น 80,000 บาท ให้ล้างดอกเบี้ยค้างจ่ายดังนี้

ความต่างจากตัวอย่างที่ 2 อยู่ที่บัญชีเดบิต: ใช้ “ดอกเบี้ยค้างจ่าย” แทน “ดอกเบี้ยจ่าย” เพราะรับรู้ค่าใช้จ่ายไปแล้ว ตรวจสมุดบัญชีก่อนลงรายการทุกครั้ง โดยเฉพาะการชำระในเดือนถัดไปหรือข้ามปีบัญชี

เมื่อนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย บันทึกอย่างไร?

เมื่อบริษัทนำส่งภาษีดอกเบี้ย 225 บาทจากตัวอย่าง ให้ล้างยอดภาษีค้างจ่าย ไม่บันทึกเป็นภาษีเงินได้นิติบุคคลหรือดอกเบี้ยจ่ายอีกครั้ง

จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายและเอกสารนำส่งให้ตรงกับผู้รับและงวดที่จ่าย สำหรับดอกเบี้ยตามมาตรา 40(4)(ก) ที่จ่ายให้บุคคลธรรมดา ตรวจประเภทเงินได้ใน ข้อมูลแบบ ภ.ง.ด.2 ของกรมสรรพากร และตรวจวันครบกำหนดตามช่องทางยื่นและประกาศที่ใช้ในงวดนั้น

ถ้ากรรมการเป็นฝ่ายคืนเงินให้บริษัทล่ะ?

กรณีบริษัทเคยให้กรรมการกู้ และรับคืนเงินต้น 50,000 บาท บันทึกกลับอีกด้าน เพราะบริษัทกำลังลดสินทรัพย์เงินให้กู้ยืม ไม่ได้ลดหนี้สิน

ถ้าได้รับดอกเบี้ยด้วย ต้องแยกรายได้ดอกเบี้ยหรือดอกเบี้ยค้างรับออกจากเงินต้น และพิจารณาภาษีของการให้กู้แยกต่างหาก อย่านำตัวอย่างภาษี 15% สำหรับบริษัทจ่ายดอกเบี้ยให้บุคคลธรรมดาข้างต้นมาใช้กลับด้านโดยอัตโนมัติ

เอกสารประกอบการคืนเงินยืมกรรมการ

• สัญญาหรือข้อตกลงเงินกู้: ระบุคู่สัญญา เงินต้น เงื่อนไขดอกเบี้ย และกำหนดคืน
• ทะเบียนเงินกู้รายกรรมการ: แสดงยอดยกมา การกู้เพิ่ม เงินต้นที่คืน และยอดคงเหลือ
• ใบสำคัญจ่ายและหลักฐานอนุมัติ: ระบุว่ายอดใดเป็นเงินต้น ดอกเบี้ย และภาษี
• หลักฐานโอนเงินและรายการเดินบัญชี: ตรวจชื่อผู้รับ วันที่ และยอดสุทธิให้ตรงกัน
• ตารางคำนวณดอกเบี้ย: ใช้อัตรา ช่วงเวลา และฐานเงินต้นตามข้อตกลงจริง ไม่ใช่ดูเพียงยอดโอนรวม
• เอกสารภาษีและหลักฐานยืนยันยอด: เก็บหนังสือรับรองหักภาษี หลักฐานนำส่ง และการยืนยันยอดคงเหลือ

จุดผิดพลาดที่ควรตรวจ ก่อนปิดบัญชี

ลงเงินต้นเป็นค่าใช้จ่าย: ทำให้กำไรต่ำเกินจริงและหนี้ยังค้างอยู่ในบัญชี ควรตรวจบัญชีที่เคยบันทึกตอนรับเงินกู้ แล้วตัดยอดให้ตรงรายกรรมการ

ตัดหนี้ด้วยยอดโอนสุทธิทั้งก้อน: หากยอดโอนมีดอกเบี้ยรวมอยู่ จะทำให้เงินต้นคงเหลือผิด ควรแยกยอดตามใบสำคัญจ่ายก่อนบันทึก

คืนเงินสำรองจ่ายแต่ใช้บัญชีเงินกู้: หากกรรมการออกค่าใช้จ่ายแทนบริษัทและเคยตั้งเจ้าหนี้กรรมการไว้แล้ว การจ่ายคืนควรล้างเจ้าหนี้ที่ตั้งไว้ ไม่บันทึกค่าใช้จ่ายรายการเดิมซ้ำหรือสร้างเงินกู้ใหม่โดยไม่มีข้อเท็จจริง

ยอดคืนมากกว่าหนี้ที่มี: ต้องตรวจรายการกู้เพิ่ม การลงบัญชีผิด และการแยกดอกเบี้ยก่อน อย่าปล่อยให้บัญชีเงินกู้จากกรรมการติดเดบิตแล้วสรุปว่าเป็นยอดปกติ

ตรวจง่าย ๆ ด้วยสมการ เงินต้นต้นงวด + เงินกู้เพิ่ม − เงินต้นที่คืน = เงินต้นปลายงวด โดยไม่เอาดอกเบี้ยหรือภาษีมารวมในสมการนี้ หากมีการโอนหลายรายการในวันเดียว ควรมีตารางจับคู่หลักฐานกับรายการบัญชีเพื่อให้ตรวจย้อนกลับได้

คืนเงินต้นครบแล้ว ถือว่าปิดยอดได้ทันทีหรือไม่?

ควรตรวจดอกเบี้ยค้างจ่าย ภาษีที่หักไว้แต่ยังไม่นำส่ง และภาระตามสัญญาที่ยังไม่สิ้นสุดด้วย ยอดเงินต้นเป็นศูนย์ไม่ได้แปลว่าบัญชีที่เกี่ยวข้องเป็นศูนย์ทั้งหมด หากต้องการให้ช่วยตรวจเอกสารและกระทบยอด สามารถดู บริการทำบัญชีรายเดือน หรือ ติดต่อคุณจ๋าเพื่อปรึกษางานบัญชี

แหล่งอ้างอิง

• OpenStax: Prepare Journal Entries to Record Short-Term Notes Payable
• กรมสรรพากร กค 0702/1441: ภาษีดอกเบี้ยเงินกู้จากบุคคลธรรมดา
• กรมสรรพากร: ข้อมูลประเภทเงินได้สำหรับแบบ ภ.ง.ด.2

ตรวจสอบแหล่งข้อมูลวันที่ 13 ตุลาคม 2569 ตัวอย่างมีไว้ประกอบความเข้าใจ ควรพิจารณาข้อเท็จจริง สัญญา และมาตรฐานบัญชีที่กิจการใช้ก่อนบันทึกรายการจริง