ตัวอย่างการตัดหนี้สูญ บันทึกบัญชีอย่างไร?

การตัดหนี้สูญ คือ การนำยอดลูกหนี้ที่ประเมินว่าไม่สามารถเรียกเก็บได้ออกจากบัญชี โดยต้องมีเหตุผลและหลักฐานรองรับ ไม่ใช่ตัดเพียงเพราะลูกค้าชำระล่าช้า

สำหรับกิจการที่ใช้ IFRS 9 หลักการตัดจำหน่ายคือ เมื่อไม่มีความคาดหวังอย่างสมเหตุสมผลว่าจะเรียกเก็บสินทรัพย์ทางการเงินได้ทั้งหมดหรือบางส่วน ทั้งนี้ กิจการต้องใช้หลักเกณฑ์ตามมาตรฐานบัญชีที่ตนถือปฏิบัติ
อ้างอิง: IFRS Foundation — IFRS 9 ย่อหน้า 5.4.4

หนี้สงสัยจะสูญกับการตัดหนี้สูญต่างกันอย่างไร?

การตั้งค่าเผื่อเป็นการรับรู้ความเสี่ยงว่าจะเก็บเงินไม่ได้ โดยยังมียอดลูกหนี้อยู่ในบัญชี ส่วนการตัดหนี้สูญเป็นการนำยอดที่เรียกเก็บไม่ได้ออกจากบัญชีลูกหนี้

หากตั้งค่าเผื่อไว้เพียงพอแล้ว เมื่อถึงขั้นตัดหนี้ จะใช้ค่าเผื่อนั้นหักกับลูกหนี้ ไม่บันทึกค่าใช้จ่ายจำนวนเดิมซ้ำอีก
อ้างอิง: OpenStax — การบัญชีลูกหนี้ที่เรียกเก็บไม่ได้และวิธีค่าเผื่อ

ตัวอย่างที่ 1: ตั้งค่าเผื่อไว้ครบแล้ว

สมมติบริษัทมีลูกหนี้การค้า 50,000 บาท และตั้งค่าเผื่อสำหรับยอดนี้ไว้ครบแล้ว ต่อมามีหลักฐานเพียงพอให้ตัดหนี้สูญ และได้รับอนุมัติตามกระบวนการของกิจการ

ตัวอย่างนี้แสดงเฉพาะหลักบัญชี ไม่รวมการปรับภาษีมูลค่าเพิ่ม

หลังบันทึก ลูกหนี้รายนี้และค่าเผื่อที่เกี่ยวข้องลดลงเท่ากัน จึงไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มจากการตัดรายการครั้งนี้ เพราะรับรู้ผลขาดทุนไว้ตอนตั้งค่าเผื่อแล้ว ชื่อบัญชีค่าเผื่ออาจแตกต่างกันตามมาตรฐานและผังบัญชีของกิจการ

ตัวอย่างที่ 2: ค่าเผื่อยังไม่เพียงพอ

หากลูกหนี้ที่จะตัดมีจำนวน 50,000 บาท แต่มีค่าเผื่อรองรับเพียง 30,000 บาท กิจการต้องประเมินและปรับค่าเผื่อให้เพียงพอก่อน ในตัวอย่างอย่างง่ายนี้ต้องเพิ่มอีก 20,000 บาท

จากนั้นจึงตัดลูกหนี้ 50,000 บาทกับค่าเผื่อตามตัวอย่างแรก โดยต้องตรวจสอบด้วยว่าค่าเผื่อที่เหลือสำหรับลูกหนี้รายอื่นยังเหมาะสม
อ้างอิงหลักการ: OpenStax — การปรับค่าเผื่อและตัดลูกหนี้

ตัดหนี้ทางบัญชีแล้ว หักภาษีได้ทันทีหรือไม่?

ไม่ได้โดยอัตโนมัติ การจำหน่ายหนี้สูญเพื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลต้องผ่านเงื่อนไขของกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 และที่แก้ไขเพิ่มเติม

เงื่อนไขพื้นฐานในข้อ 3 ครอบคลุมลักษณะหนี้จากกิจการหรือหนี้ที่เคยรวมเป็นเงินได้ หนี้ยังไม่ขาดอายุความ และมีหลักฐานชัดเจนที่สามารถฟ้องลูกหนี้ได้ โดยมีข้อยกเว้นเกี่ยวกับหนี้ของผู้เป็นหรือเคยเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการ
อ้างอิง: กรมสรรพากร — กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 ข้อ 3

สำหรับหนี้ของลูกหนี้แต่ละราย ไม่เกิน 200,000 บาท ข้อ 6 เปิดทางให้ไม่ต้องดำเนินการตามข้อ 4 หรือข้อ 5 หากมีหลักฐานติดตามทวงถามตามสมควรแล้วแต่ไม่ได้รับชำระ และค่าใช้จ่ายในการฟ้องไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับ ทั้งนี้ ยังต้องผ่านเงื่อนไขข้อ 3 ด้วย ยอดไม่เกินเกณฑ์เพียงอย่างเดียวจึงไม่เพียงพอ
อ้างอิง: กรมสรรพากร — กฎกระทรวง ฉบับที่ 186 ข้อ 6 แก้ไขโดยฉบับที่ 374

ควรเตรียมเอกสารอะไร?

เอกสารควรอธิบายที่มาของหนี้ ยอดคงเหลือ การติดตาม และเหตุผลที่เรียกเก็บไม่ได้ เช่น

• สัญญา ใบแจ้งหนี้ และหลักฐานส่งมอบสินค้าหรือบริการ
• รายละเอียดลูกหนี้และประวัติการรับชำระ
• หนังสือทวงถามและหลักฐานการติดต่อ
• หลักฐานสถานะลูกหนี้หรือการดำเนินคดีตามกรณี
• รายงานเสนอและเอกสารอนุมัติตัดหนี้ของกิจการ

เอกสารอนุมัติภายในเพียงอย่างเดียวไม่ได้ทดแทนเงื่อนไขทางภาษีทั้งหมด จึงควรจัดทำกระดาษทำการแยกผลทางบัญชีกับผลทางภาษี เพื่อไม่รับรู้ค่าใช้จ่ายซ้ำหรือใช้สิทธิหักรายจ่ายก่อนเข้าเงื่อนไข