เงินกู้ยืมกรรมการ บันทึกบัญชีอย่างไร บริษัทกู้หรือกรรมการกู้

เงินกู้ยืมกรรมการ บันทึกบัญชีอย่างไร? ก่อนเลือกบัญชีเดบิตหรือเครดิต ต้องตอบให้ได้ก่อนว่าใครเป็นผู้ให้กู้ หากกรรมการโอนเงินให้บริษัท บริษัทมีหนี้สิน แต่หากบริษัทโอนเงินให้กรรมการกู้ บริษัทมีสินทรัพย์ การใช้ชื่อบัญชีสลับกันทำให้อ่านฐานะการเงินผิด และอาจทำให้คำนวณดอกเบี้ยหรือภาษีผิดตามไปด้วย

บทความนี้อธิบายจากมุมของบริษัท ใช้ตัวเลขสมมติเพื่อแสดงหลักบัญชีคู่สำหรับเงินกู้ทั่วไป ไม่ใช่ข้อมูลของลูกค้าจริง กิจการต้องพิจารณาสัญญาและมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่ตนถือปฏิบัติ โดยเฉพาะสัญญาระยะยาว ดอกเบี้ยต่ำผิดปกติ หรือมีเงื่อนไขพิเศษ

เงินกู้ยืมกรรมการ มี 2 กรณีที่ต้องแยกกัน

เงินต้นที่บริษัทกู้มาไม่ใช่รายได้จากการขาย และเงินต้นที่บริษัทให้กู้ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน ส่วนดอกเบี้ยต้องบันทึกแยกจากเงินต้น ชื่อบัญชีอาจต่างกันตามผังบัญชี แต่ต้องสื่อความหมายให้ถูกด้าน

กรณีที่ 1: กรรมการให้บริษัทกู้ บันทึกบัญชีอย่างไร?

สมมติกรรมการโอนเงินเข้าบัญชีบริษัท 300,000 บาท เพื่อใช้เป็นเงินทุนหมุนเวียน บริษัทตกลงว่าจะคืนเงินตามสัญญา จึงบันทึกเมื่อได้รับเงินจริงดังนี้

เมื่อบริษัทคืนเงินต้นบางส่วน 100,000 บาท ให้ลดหนี้สิน ไม่บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย

หลังคืนเงินต้น ยอดเงินกู้คงเหลือ 200,000 บาท ควรตรงกับทะเบียนเงินกู้ รายการเดินบัญชีธนาคาร และยอดที่กรรมการยืนยัน

หลักการรับเงินกู้และแยกดอกเบี้ยอ้างอิงจาก OpenStax: การบันทึกเงินกู้และดอกเบี้ยค้างจ่าย โดยตัวเลขข้างต้นจัดทำขึ้นใหม่สำหรับบทความนี้

ดอกเบี้ยเงินกู้กรรมการ และภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ใช้ตัวอย่างแยกจากการคืนเงินต้นข้างต้น: บริษัทกู้ 300,000 บาทตลอด 1 เดือน อัตราดอกเบี้ยตามสัญญา 5% ต่อปี และกำหนดให้คิดแบบ 1/12 ปี ดอกเบี้ยเท่ากับ 300,000 × 5% × 1/12 = 1,250 บาท อัตรา 5% เป็นเพียงสมมติฐาน ไม่ใช่อัตราบังคับหรือข้อสรุปว่าเป็นราคาตลาดทุกกรณี หากสัญญาคิดตามจำนวนวัน ให้ใช้จำนวนวันและฐานปีตามสัญญา

เมื่อสิ้นเดือนยังไม่ได้จ่ายดอกเบี้ย

ตัวอย่างนี้เป็นเงินกู้เพื่อดำเนินงานทั่วไป หากกู้เพื่อสร้างสินทรัพย์ที่เข้าเงื่อนไข ต้องพิจารณาต้นทุนการกู้ยืมตามมาตรฐานที่ใช้ ไม่ถือว่าดอกเบี้ยทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายทันทีเสมอไป ดู TFRS for NPAEs บทที่ 13 เรื่องต้นทุนการกู้ยืม

เมื่อจ่ายดอกเบี้ยให้กรรมการบุคคลธรรมดาในประเทศไทย

กรณีทั่วไปที่บริษัทจ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ให้บุคคลธรรมดา บริษัทหักภาษี ณ ที่จ่าย 15% ของดอกเบี้ย ตาม ข้อหารือกรมสรรพากร กค 0702/1441 ตัวอย่างนี้หัก 187.50 บาท จึงโอนสุทธิให้กรรมการ 1,062.50 บาท

เมื่อนำส่งภาษี ให้เดบิตภาษีหัก ณ ที่จ่ายค้างจ่าย 187.50 บาท และเครดิตเงินฝากธนาคาร 187.50 บาท บริษัทต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งด้วยแบบที่ถูกต้อง โดยดอกเบี้ยตามมาตรา 40(4)(ก) ของบุคคลธรรมดาอยู่ในระบบ ภ.ง.ด.2 ของกรมสรรพากร ตรวจวันครบกำหนดตามช่องทางยื่นและประกาศที่ใช้ในงวดนั้น

อย่าหักภาษีจากเงินต้นที่คืน และอย่าบันทึกดอกเบี้ยจ่ายซ้ำ หากได้ตั้งดอกเบี้ยค้างจ่ายไว้แล้ว ตัวอย่างนี้ไม่ได้ครอบคลุมผู้ให้กู้ที่เป็นนิติบุคคลหรือผู้รับเงินในต่างประเทศ

กรณีที่ 2: บริษัทให้กรรมการกู้ บันทึกบัญชีอย่างไร?

สมมติบริษัทให้กรรมการกู้ 100,000 บาทและโอนเงินจริง บริษัทบันทึกเป็นเงินให้กู้ยืมซึ่งเป็นสินทรัพย์

เมื่อได้รับคืนเงินต้น 20,000 บาท ให้บันทึกกลับด้านดังนี้

ดอกเบี้ยที่บริษัทมีสิทธิได้รับต้องแยกจากเงินต้น เช่น ดอกเบี้ยของงวด 500 บาทที่ยังไม่ได้รับ ให้เดบิตดอกเบี้ยค้างรับ 500 บาท และเครดิตรายได้ดอกเบี้ย 500 บาท เมื่อรับเงินจึงล้างดอกเบี้ยค้างรับ โดยประเมินการรับรู้รายได้และการเรียกเก็บได้ตามมาตรฐานที่กิจการใช้

ให้กรรมการกู้โดยไม่คิดดอกเบี้ยได้หรือไม่?

ต้องพิจารณาภาษีแยกจากรายการบัญชี หากบริษัทให้กู้โดยไม่คิดดอกเบี้ย หรือคิดต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควร เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาดตาม มาตรา 65 ทวิ (4) แห่งประมวลรัษฎากร จึงไม่ควรใช้เหตุผลเพียงว่าเป็นกรรมการหรือผู้ถือหุ้นแล้วสรุปว่าไม่มีภาระภาษี

ดอกเบี้ยจากการให้กู้อาจมีภาษีธุรกิจเฉพาะด้วย ต้องตรวจลักษณะธุรกรรมและข้อยกเว้น ไม่ใช่พิจารณาเฉพาะภาษีเงินได้นิติบุคคล ดูแนววินิจฉัย กรมสรรพากร กค 0811/16321 ซึ่งแยกประเด็นดอกเบี้ยต่ำกว่าตลาดและภาษีธุรกิจเฉพาะไว้ต่างหาก

เอกสารอะไรควรมีสำหรับเงินกู้ยืมกรรมการ?

• สัญญาระบุผู้กู้ ผู้ให้กู้ จำนวนเงิน วันที่รับเงิน อัตราดอกเบี้ย วิธีคำนวณ และกำหนดชำระ
• หลักฐานโอนเงินจริงและรายการเดินบัญชีของบริษัท
• หลักฐานอนุมัติตามอำนาจของบริษัท และเอกสารประกอบเหตุผลของธุรกรรม
• ตารางเงินต้นคงเหลือ ดอกเบี้ย และการรับหรือจ่ายชำระแต่ละครั้ง แยกรายกรรมการ
• หนังสือยืนยันยอด และเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้อง

ตราสารกู้ยืมเงินมีอากรแสตมป์ตามบัญชีอัตราอากร ลักษณะ 5 อัตรา 1 บาทต่อยอด 2,000 บาทหรือเศษของ 2,000 บาท สูงสุด 10,000 บาท โดยผู้ให้กู้เป็นผู้มีหน้าที่เสียอากร เช่น ยอดกู้ 300,000 บาท คำนวณอากรได้ 150 บาท ทั้งนี้ต้องตรวจรูปแบบตราสาร วิธีชำระและกำหนดเวลาที่ใช้กับกรณีของตน อ้างอิง บัญชีอัตราอากรแสตมป์ กรมสรรพากร และ วิธีการเสียอากร

จุดที่ควรตรวจทุกเดือนก่อนปิดบัญชี

• เงินกู้ต้องเกิดขึ้นจริง: ไม่ใช้บัญชีกรรมการเป็นยอดอุดส่วนต่างเงินสดโดยไม่มีหลักฐาน
• แยกเงินกู้กับทุน: เงินที่ผู้ถือหุ้นนำเข้าบริษัทอาจเป็นค่าหุ้น เงินกู้ หรือเงินสำรองจ่าย ต้องดูข้อตกลงและเอกสาร
• สำรองจ่ายไม่เท่ากับเงินกู้เสมอ: หากกรรมการจ่ายค่าใช้จ่ายแทนบริษัท ให้บันทึกสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายตามรายการจริงและเจ้าหนี้กรรมการตามข้อเท็จจริง ไม่สร้างรายการรับเงินสดที่ไม่ได้เกิดขึ้น
• ดอกเบี้ยไม่เท่ากับรายจ่ายภาษีที่หักได้เสมอ: ตรวจความเกี่ยวข้องกับกิจการและเงื่อนไขมาตรา 65 ตรี โดยเฉพาะกรณีผู้ให้กู้ยังค้างชำระค่าหุ้น ดู ข้อหารือ กค 0706/7680
• ตรวจการนำเสนองบ: พิจารณากำหนดชำระและสิทธิ ณ วันสิ้นงวดเพื่อจัดประเภทหมุนเวียนหรือไม่หมุนเวียน รวมถึงการเปิดเผยรายการที่เกี่ยวข้องตามมาตรฐานที่ใช้

หัวใจของการบันทึกเงินกู้ยืมกรรมการ คือแยกผู้กู้กับผู้ให้กู้ให้ถูก บันทึกตามเงินและภาระผูกพันที่เกิดขึ้นจริง แล้วแยกเงินต้น ดอกเบี้ย และภาษีออกจากกัน หากต้องการให้ช่วยตรวจยอดบัญชีและเอกสาร สามารถดู บริการทำบัญชีรายเดือน หรือ ติดต่อคุณจ๋าเพื่อปรึกษางานบัญชี

อ่านต่อ: ตัวอย่างงบการเงินร้านอาหารและความต่างระหว่างกำไรกับเงินสด

แหล่งอ้างอิง

1. สภาวิชาชีพบัญชี: TFRS for NPAEs (ปรับปรุง 2565)
2. OpenStax: Analyze, Journalize, and Report Current Liabilities
3. กรมสรรพากร กค 0702/1441: ภาษีดอกเบี้ยเงินกู้จากบุคคลธรรมดา
4. ประมวลรัษฎากร มาตรา 65–76
5. กรมสรรพากร กค 0811/16321: ดอกเบี้ยต่ำกว่าตลาดและภาษีธุรกิจเฉพาะ
6. กรมสรรพากร: บัญชีอัตราอากรแสตมป์

ตรวจสอบแหล่งข้อมูลวันที่ 13 ตุลาคม 2569 ตัวอย่างจัดทำเพื่ออธิบายหลักการ ไม่ใช่อัตราหรือวิธีปฏิบัติที่ใช้ได้กับสัญญาทุกประเภท